Lice za bezbednost i zdravlje na radu koje opslužuje petnaest firmi ne prati petnaest rokova — prati ih na stotine. Svaki radnik ima obuku i lekarski pregled sa datumom isteka, svaka mašina stručni nalaz, i sve to za svaku firmu posebno. Sistem koji to drži na okupu najčešće je kombinacija fascikli, Excel tabela i pamćenja jednog čoveka.
Kako se rokovi danas prate
Standardna praksa u BZR agencijama izgleda ovako: po jedna fascikla i po jedan Excel za svakog klijenta. Kolona sa datumom isteka, ručno sortiranje jednom nedeljno, možda uslovno formatiranje koje zacrveni ćeliju. Deluje uredno — i jeste, dok je klijenata malo.
Problem je što taj sistem ima tri ugrađene slabosti. Prvo, niko vas ne opominje: Excel ne šalje poruku kad lekarski pregled istekne za deset dana, morate sami da otvorite tabelu i pogledate. Drugo, pregled rokova preko više klijenata ne postoji — da biste videli šta dospeva ove nedelje u svih petnaest firmi, otvarate petnaest fajlova. Treće, celo znanje živi u glavi jednog čoveka. Godišnji odmor, bolovanje ili prosto previše posla — i lanac puca.
Šta se dešava kad rok procuri
Propušten rok u BZR nije kozmetička greška. Radnik bez važeće obuke ili lekarskog pregleda je nalaz za inspekciju, a odgovornost se ne deli — pada na lice za BZR i na poslodavca. Za agenciju je to i udar na ono od čega živi: klijent je angažovao stručnjaka upravo zato da se ovakve stvari ne dese. Prvi propušten rok koji otkrije inspekcija umesto vas košta više od bilo koje pretplate na softver.
I tu treba biti pošten: problem nije stručnost. Ljudi koji rade ovaj posao znaju propise bolje od bilo kog softvera. Problem je što papir i tabela ne umeju da se jave sami.
Kako to rešava PROTEKTX: RokStatus umesto pamćenja
PROTEKTX je softver za BZR agencije i lica za bezbednost i zdravlje na radu, trenutno u pilot fazi. Njegovo jezgro je RokStatus engine: svaki rok — obuka, lekarski pregled, stručni nalaz — automatski dobija status OK, USKORO, KRITIČNO ili PROPUŠTENO. Dashboard rokova skuplja sve klijente na jedno mesto i filtrira po klijentu, tipu dokumenta i statusu, pa pitanje „šta dospeva ove nedelje" prestaje da traži petnaest otvorenih fajlova — traži dva klika.
Drugi deo je da sistem ne čeka da se vi setite. Svako jutro u 7h stiže email podsetnik sa rokovima koji dospevaju, a za statuse KRITIČNO ide i SMS. Rok se i dalje mora ispuniti — ali više ne mora da se pamti.
A postojeće tabele?
Najčešći razlog zašto agencije ostaju na Excelu je strah od prekucavanja. Zato PROTEKTX ima uvoz iz Excel/CSV fajlova sa mapiranjem kolona: prvo dry-run, da vidite tačno šta će ući u sistem, pa tek onda upis — sve ili ništa, bez polovičnih uvoza. Godine vođenja evidencija ne bacate; prenosite ih.
Zaključak
Ručni sistem za praćenje BZR rokova radi tačno do onog dana kad prestane — a taj dan bira slučaj, ne vi. PROTEKTX je u pilot fazi i tražimo agencije i lica za BZR koji hoće da ga oblikuju na svojim stvarnim evidencijama. Prijavi se za pilot — 30 dana besplatno: info@masudis.com
← Svi tekstovi